Getting Things Done (GTD) – Dein ultimativer Leitfaden

In unserer schnelllebigen Welt wird es immer schwieriger, den Überblick über unsere zahlreichen Aufgaben und Projekte zu behalten. Stress und Überforderung sind oft die Folge. Die Getting Things Done (GTD)-Methode von David Allen verspricht Abhilfe. Diese Methode bietet ein strukturiertes System, das dir hilft, deine Aufgaben effizient zu verwalten und deine Produktivität zu steigern. In diesem Blogbeitrag tauchen wir tief in die GTD-Methode ein und zeigen, wie du sie erfolgreich in deinem Alltag umsetzen kannst.

Hintergrund der GTD-Methode

David Allen, ein renommierter Experte für Produktivitätsmethoden, entwickelte GTD in den frühen 2000er Jahren. Sein gleichnamiges Buch „Getting Things Done“ wurde schnell zu einem Bestseller und gilt heute als eines der einflussreichsten Werke im Bereich des Zeitmanagements. Allen’s Grundgedanke ist simpel: Unser Geist ist nicht dazu gemacht, Aufgaben zu speichern und zu verwalten. Stattdessen sollten wir ein zuverlässiges System nutzen, um den Kopf freizubekommen und uns auf die tatsächliche Erledigung der Aufgaben zu konzentrieren.

Für wen ist GTD geeignet?

GTD ist besonders geeignet für Menschen, die:

• Viele Aufgaben und Projekte jonglieren müssen
• Sich oft überfordert fühlen und den Überblick verlieren
• Eine strukturierte Methode zur Aufgabenverwaltung suchen

Die Methode ist weniger geeignet für Personen, die:

• Schwierigkeiten haben, sich an strukturierte Systeme zu halten
• Lieber spontan und flexibel arbeiten
• Die GTD-Methode im Detail

GTD besteht aus fünf zentralen Schritten:

Sammeln:

Erfasse alles, was deine Aufmerksamkeit benötigt – sei es beruflich oder privat. Dies kann in Form von Notizen, digitalen Listen oder speziellen GTD-Tools erfolgen. Der Schlüssel ist, nichts zu vergessen.

Verarbeiten:

Gehe die gesammelten Elemente durch und entscheide, was mit ihnen geschehen soll. Fragen wie „Ist diese Aufgabe umsetzbar?“ oder „Benötigt sie eine sofortige Aktion?“ helfen dir dabei.

Organisieren:

Sortiere die verarbeiteten Aufgaben in entsprechende Kategorien. Projekte, nächste Schritte, Termine und Referenzmaterial sollten klar getrennt werden.

Durchsehen:

Überprüfe regelmäßig deine Listen, um sicherzustellen, dass sie aktuell bleiben. Eine wöchentliche Durchsicht ist dabei besonders hilfreich, um den Überblick zu behalten.

Erledigen:

Arbeite die Aufgaben systematisch ab. Beginne mit den wichtigsten und dringlichsten Aufgaben und arbeite dich durch deine Listen.

Ein Beispieltag mit GTD

Ein typischer Tag mit GTD könnte so aussehen:

08:00 – 08:30: Sammeln aller Aufgaben und Ideen. Dies kann das Überprüfen von E-Mails, Notizen und Kalendereinträgen umfassen.
08:30 – 09:00: Verarbeiten der gesammelten Aufgaben. Entscheide, was sofort erledigt werden muss und was später bearbeitet werden kann.
09:00 – 09:30: Organisieren der Aufgaben nach Priorität und Kontext. Verwende dabei Kategorien wie „nächste Schritte“, „Termine“ und „Projekte“.
09:30 – 12:00: Abarbeiten der wichtigsten Aufgaben. Beginne mit den dringlichsten und arbeite dich nach und nach durch die Liste.
12:00 – 12:30: Überprüfung und Anpassung der Listen. Aktualisiere deine Aufgaben und plane den Nachmittag.
12:30 – 13:00: Mittagspause
13:00 – 17:00: Fortsetzung der Aufgabenabarbeitung. Nutze den Nachmittag, um weniger dringende, aber wichtige Aufgaben zu erledigen.

Ein Beispielprojekt mit GTD

Betrachten wir ein Beispielprojekt: Die Einführung eines neuen Produkts.

Sammeln: Erfasse alle notwendigen Schritte und Ideen, die zur Einführung des Produkts erforderlich sind. Dies kann Marktforschung, Produktdesign, Marketingstrategien usw. umfassen.

Verarbeiten: Entscheide, welche Schritte priorisiert werden müssen. Ist die Marktforschung abgeschlossen? Welche Designideen sollen weiterverfolgt werden?

Organisieren: Sortiere die Aufgaben nach Phasen (z.B. Entwicklung, Marketing, Vertrieb). Erstelle eine detaillierte Liste der nächsten Schritte für jede Phase.

Durchsehen: Überprüfe wöchentlich den Fortschritt des Projekts und passe die Aufgabenlisten entsprechend an.

Erledigen: Gehe systematisch durch die Aufgabenliste, beginnend mit den dringlichsten und wichtigsten Aufgaben.

Tools und Ressourcen für GTD

Es gibt zahlreiche Tools, die dir bei der Umsetzung von GTD helfen können. Hier sind einige empfehlenswerte:

Todoist: Ein vielseitiges Tool zur Aufgabenverwaltung, das speziell auf GTD ausgerichtet ist.
Evernote: Ideal zum Sammeln und Organisieren von Notizen und Ideen.
Trello: Ein visuelles Organisationstool, das dir hilft, Aufgaben und Projekte zu visualisieren und zu verwalten.
Persönliche Meinung zur GTD-Methode
Google Tasks: Einfaches Tool zum Sammeln aller Aufgaben. Direkt integriert in deinen Google Kalender.

Als jemand, der in der (Büro)Möbelindustrie arbeitet und mehrere Unternehmen führt, habe ich festgestellt, dass GTD eine äußerst effektive Methode ist, um den Überblick über zahlreiche Projekte und Aufgaben zu behalten. Es hilft, den Kopf freizubekommen und den Fokus auf die tatsächliche Erledigung der Aufgaben zu legen. Die Methode erfordert jedoch Disziplin und Regelmäßigkeit, um wirklich effektiv zu sein. Wer bereit ist, sich auf das System einzulassen und es konsequent anzuwenden, wird schnell die positiven Effekte von GTD erleben.

Fazit

Die Getting Things Done (GTD)-Methode bietet ein strukturiertes System, das dir hilft, deine Aufgaben effizient zu verwalten und deine Produktivität zu steigern. Durch das Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen deiner Aufgaben kannst du Stress reduzieren und deine Zeit optimal nutzen. Wenn du viele Projekte und Aufgaben jonglieren musst und eine strukturierte Methode suchst, um den Überblick zu behalten, ist GTD definitiv einen Versuch wert.